Od zapytania do realizacji

Przykładowe rodzaje imprez dla firm:

Działamy kompleksowo! Proces organizacji imprezy zaczyna się wraz z przesłaniem zapytania ofertowego. Następnie przygotowujemy propozycje scenariusza imprezy oraz lokalizacji. Po wyborze interesującego Klienta wariantu przechodzimy do fazy przygotowania i negocjacji – ustalamy menu, sposób zakwaterowania, podział na grupy zadaniowe, oprawę wizualną, pamiątkowe gadżety, transport Uczestników itp. Kolejny etap to faza realizacji, czyli wcielania w życie ustaleń, zaklinania pogody, dbania o doskonały humor Uczestników. Ostatni etap to podsumowanie i rozliczenie imprezy.

Zapytanie ofertowe

Powinny się w nim znaleźć następujące informacje:

ilość Uczestników
krótka charakterystyka grupy (rozkład płci, wieku, itp.),
czas trwania imprezy,
preferowana lokalizacja,
standard noclegu.

Przy opracowywaniu scenariusza imprezy przydatne są również informacje na temat:

budżetu,
sugerowanej agendy spotkania,
preferowanych atrakcji.

Scenariusz i lokalizacja

W oparciu o otrzymane informacje przygotowujemy scenariusze imprezy. Jeżeli Klient nie posiada konkretnej wizji imprezy proponujemy 2-3 warianty do wyboru. Propozycje różnią się pod względem doboru atrakcji oraz kosztów.

Wstępna oferta zawiera również propozycje lokalizacji. Dokonujemy wstępnych rezerwacji w 2-3 obiektach hotelowych w wybranym przez Klienta regionie.

Przygotowanie i negocjacje

Po wyborze przez Klienta interesującego go wariantu przechodzimy do ustalania konkretów zamówienia. Ten etap możemy podzielić na 3 części:

zakwaterowanie i gastronomia – wybór satysfakcjonującego menu, rezerwacja sal konferencyjnych i bankietowych, przygotowanie listy Uczestników do zakwaterowania, negocjacje z hotelami;

program – ustalenie szczegółowej agendy spotkania, podział Uczestników na grupy zadaniowe, negocjacje i zamówienie podwykonawców (artystów kabaretowych, muzyków, trenerów, fotografów i innych), przygotowanie projektów i zamówienie pamiątkowych gadżetów, oprawy wizualnej, scenografii, rekwizytów, nagród, ubezpieczenie Uczestników, wysłanie zaproszeń;

transport – wybór i rezerwacja środków transportu, ustalenie przebiegu trasy, negocjacje z przewoźnikami;

Realizacja

Realizacja to etap dający nam najwięcej satysfakcji. To moment, w którym puszczamy w ruch wszystkie misternie dopasowane trybiki machiny firmowej imprezy. Doświadczeni instruktorzy, animatorzy, konferansjerzy, DJ’e, dbają o zadowolenie i dobry humor Uczestników. Nad przebiegiem każdej realizacji przez cały czas czuwa koordynator projektu. Jako szara eminencja – dyskretnie, nie rzucając się w oczy - dba, by każdy element realizacji funkcjonował jak najlepiej.

Podsumowanie

Po udanej realizacji nadchodzi czas jej rozliczenia. Wraz z kosztorysem powykonawczym przesyłamy klientowi zamówioną dokumentację filmową, czy fotograficzną, ewentualne raporty trenerów i oczywiście oczekujemy na informację zwrotną! Po akceptacji kosztorysu powykonawczego wystawiamy i dostarczamy klientowi fakturę zbiorczą za organizację danego eventu.